UbuCon Europe 2018: Analysing a dream [English|Spanish]

UbuCon Europe 2018: Analysing a dream (English)

The idea of organising the Ubucon in Xixon, Asturies was set two years ago, while participating in the European Ubucon in Essen (Germany). The Paris Ubucon took place and in those days we uderstood that there was a group enough of people with the capacities and the will to hold an European Congress for Ubuntu lovers. We had learnt a lot from German and French colleagues thanks to their respective amazing organizations and, at the same time, our handicap was the lack of s consolidated group in Spain.


The first task was to bring together a group of people big enough and with the motivation of working together both in preparation and the development of activities during the three main days of the Ubucon. Eleven volunteers responded to the call of Marcos Costales, creating a telegram group where two main decisions were taken:
  • Chosen city, Xixon
  • Date, coinciding with the release of Ubuntu 18.04


A particular building was selected for the Ubucon. The "Antiguo instituto Jovellanos" had everything we needed: perfect location in the center of the city, big conference room for 100 people, inner courtyard and the availability of several extra rooms in case we had more and more speakers.


We made our move and offered Spain as a potential host for the next UbuCon Europe. We knew that the idea was floating in the minds of our portuguese and british colleagues but someway, he had the feeling that it was our moment to take the risk and we did. Considering that there is no European Organisation for Ubuntu (although it is getting close), we tacitly recevied the honor of being in charge of the European Ubucon 2018. Then , the long process of making a dream come true began.


The organization was simple and even simpler. Pivoting on Marcos as the main responsible, we organized several groups in Telegram: communication, organization....and we began to give publicity to the event.
The gathering of attendees was done through the website http://ubucon.eu where after a first press release that some important blogs of Ubuntu in Spanish spread, we received an avalanche of registrations (more than 100 in the first days) that made us fear for our capacity of reception and that on the other hand allowed us to take the pulse of the interest aroused.

We created a GMail account to manage communications, reused existing European UbuCon accounts on Twitter and Google+ and created a Facebook account managed by our friend Diogo Constantino from Portugal, to give information to everyone on social networks.
We used Telegram to create an information channel (205 members) and two groups, one for attendees (68 members) and one for speakers (31 members).
Suddenly it seemed to us that the creature was growing and growing, even above our expectations. We had to ask for institutional support and we got it.

The Municipal Foundation of Culture and Education of Xixón gave us the Old Jovellanos Institute. 
The Gijón Congress Office provided us with contacts and discounts on bus and train transport (ALSA and RENFE).
Canonical helped us financially by paying the insurance that covered our possible accident liabilities and the small costs of auxiliary material. 
Nathan Haines, Marius Quabeck and Ubuntu FR provided us with tablecloths for the tables.
Slimbook provided us with laptops for each of the conference rooms and for the reception of attendees.


At the time, with our dream growing in the wishing oven like a huge cake, it seemed to us that we needed legal protection in the form of a partnership and we tried. We live in a big old country that is not agile for these things and besides the difficulty of bringing together people from Alicante, Andalusia, Asturias, the Balearic Islands, Barcelona, León and Madrid we were put ahead of the administration and it was not possible.
Speaking of the dispersion of the organizers. How did we coordinate? 
Telegram has been the main axis. EtherPad is used to build documents collaboratively. Mumble (hosted on a Raspberry PI) for coordination meetings, Drive for documents and records of attendees and speakers and MailChimp for bulk mailings.


So it was time to ask for speakers and then what was already overflowing became a real luxury. We began to receive requests for talks from individuals and businesses and there were weeks when we had to meet every other day to decide on approvals.  Finally we had 37 talks, conferences, workshop and 6 stands, 3 podcasts broadcasting in Spanish, Portuguese and German. On Saturday the 28th we had to provide up to 4 spaces at a time to accommodate everyone.


An Ubucon Europe must have at least three objectives to achieve:
  1. Sharing knowledge
  2. Bring Europeans together around Ubuntu, strengthen bonds of friendship
  3. Have fun

To achieve the third objective we had the best possible host. Marcos was in his hometown and had all the elements to make the hours of living together and having fun unique. We knew it was very important that social events be close to each other. Xixon is a city with an ideal size for this to happen and so they organized themselves. Focused on Saturday's spicha, which was attended by 87 people, the rest of the days we had a complete program that allowed those who did not know Spain, and Asturias in particular, to touch the sky of a tremendously welcoming land with their fingers. Live music in the Trisquel, drinks and disco by the sea, cider and Asturian gastronomy in the Poniente beach and cultural visits... Could you ask for more?



And the dream came true, on Friday 27th April Ubucon Europe 2018 was inaugurated. All the scheduled events were on schedule and the staff of 8 people attended as well as we knew the reception of the event as well as the logistics of the up to 4 simultaneous rooms that we needed at some point. Without incident, 140 attendees were able to listen to some of the 37 talks, more than 350 messages were published on Twitter, hundreds of posts on Google + and Facebook and we spent 474 € on the small expenses of the organization, which have possibly provided the city with 40,000 € of profit between hotels, restaurants, transport.... The social events were a success and the group of participants/speakers stayed together for three days.
We're proud of you. We can't always make our dreams come true.


And that's all. See you next time!

UbuCon Europe 2018: Análisis de un sueño (Spanish)

La organización de la Ubucon en Xixón se empezó a gestar dos años antes, mientras participábamos en Alemania en la Ubucon Europea de Essen, luego vino París y para esas fechas empezamos a entender que había un grupo suficiente de personas con capacidad de organización y con  voluntad de llevar a cabo un congreso europeo de amantes de Ubuntu. Habíamos aprendido de alemanes y franceses con organizaciones fantásticas y sin embargo teníamos en nuestra contra la inexistencia de un equipo consolidado en España.


Lo primero fue reunir a un número suficiente de personas dispuestas a trabajar, tanto en la preparación como en el desarrollo de los tres días. A la convocactoria de Marcos Costales nos apuntamos 11 personas reunidas en un grupo de Telegram que tomamos las primeras decisiones:
  •     La ciudad elegida, Xixón
  •     Las fechas coincidentes con la salida de Ubuntu 18.04

Conseguimos un edificio singular para la celebración. El antiguo Instituto Jovellanos tenía todo lo que necesitábamos: estaba en un lugar céntrico de la ciudad, tenía un salón de actos para más de 100 personas, un patio para montar stands y la posibilidad de utilizar distintas aulas según fuéramos consiguiendo más conferenciantes.


Nos decidimos y nos postulamos como país anfitrión. Sabíamos que la idea rondaba entre portugueses y británicos, pero de alguna manera teníamos la sensación de que era nuestro momento para lanzarnos a la piscina y así lo hicimos y dado que hasta ahora no existe ninguna organización europea de Ubuntu (aunque ya está cerca) de una manera tácita se nos otorgó el honor de hacernos cargo de la Ubucon Europea de 2018 y entonces empezó la carrera por hacer realidad un sueño.


La organización fue sencilla y aun se simplificó más. Pivotando sobre Marcos como responsable pincipal, organizamos en Telegram varios grupos: comunicación, organización....y empezamos a dar publicidad al evento.
La recogida de asistentes se hizo a través de la página web http://ubucon.eu donde tras un primer comunicado de prensa que difundieron algunos blogs importantes de Ubuntu en español, recibimos una avalancha de inscripciones (más de 100 en los primeros días) que nos hizo temer por nuestra capacidad de acogida y que por otro lado nos permitió ir tomando el pulso al interés suscitado.

Creamos una cuentra de GMail para administrar las comunicaciones, reutilizamos las cuentas existentes de la UbuCon europea en Twitter y Google+ y creamos una de Facebook que administró nuestro amigo Diogo Constantino de Portugal, para dar información a todo el mundo en redes sociales.
Usamos Telegram para crear un canal de información (205 miembros) y dos grupos, uno para asistentes (68 miembros) y otro para conferenciantes (31 miembros).
De pronto nos pareció que la criatura crecía y crecía, incluso por encima de nuestras espectativas. Tuvimos que pedir apoyo institucional y lo conseguimos.

La Fundación Municipal de Cultura y Educación de Xixón nos cedió el Antiguo Instituto Jovellanos
La Oficina de Congresos de Gijón nos facilitó contactos y descuentos en transporte de autobús y tren (ALSA y RENFE).
Canonical nos ayudó económicamente pagando el seguro que cubría nuestras posibles responsabilidades por accidentes y los pequeños costes de material auxiliar
Nathan Haines, Marius Quabeck y Ubuntu FR nos facilitaron manteles para las mesas.
Slimbook nos facilitó portátiles para cada una de las salas de conferencias y para la recepción de asistentes.

En aquel momento, con nuestro sueño creciendo en el horno de los deseos como un enorme bizcocho, nos pareció que necesitábamos un amparo legal en forma de asociación y lo intentamos. Vivimos en un país grande y viejo que no es ágil para estas cosas y además de la dificultad de reunir a personas de Alicante, Andalucía, Asturias, Baleares, Barcelona, León y Madrid se nos puso por delante la administración y no fue posible.
Hablando de la dispersión de los organizadores. ¿Cómo nos coordinábamos? 
Telegram ha sido el eje principal. EtherPad  lo usamos para construir documentos de manera colaborativa. Mumble (alojado en una Raspberry PI) para las reuniones de coordinación, Drive para los documentos y registros de asistentes y conferenciantes y MailChimp para el envío de correos masivos.


Así las cosas llegó el momento de pedir conferenciantes y entonces lo que ya estaba siendo un desborde empezó a ser realmente un lujo. Empezamos a recibir peticiones de charlas por parte de particulares y empresas y hubo semanas en las que cada dos días teníamos que reunirnos para decidir las aprobaciones.  Finalmente tuvimos 37 charlas, conferencias, workshop y 6 stands, 3 podcasts emitiendo en español, portugués y alemán. El sábado 28 tuvimos que habilitar hasta 4 espacios a la vez para albergar a todo el mundo.


Una Ubucon Europe debe tener al menos tres objetivos a cumplir:
  1.     Compartir conocimiento
  1.     Reunir a los europeos en torno a Ubuntu, reforzar lazos de amistad
  1.     Divertirse

Para conseguir el tercer objetivo contábamos con el mejor anfitrión posible. Marcos estaba en su ciudad y tenía todos los mimbres para que las horas de convivencia y diversión fuesen únicas. Sabíamos que era muy importante que los eventos sociales estuvieran cerca unos de otros. Xixón es una ciudad con un tamaño ideal para que esto ocurriera y así se organizaron. Centrados en la espicha del sábado a la que asistieron 87 personas, el resto de los días tuvimos un programa completo que permitió a quienes no conocian España, y Asturias en particular tocar con los dedos el cielo de una tierra tremendamente acogedora. Música en vivo en el Trisquel, copas y disco junto al mar, sidra y gastronomia asturiana en la Playa de Poniente y visitas culturales...¿Se podía pedir más?


Y el sueño se hizo realidad, el viernes 27 de Abril se inauguró la Ubucon Europe 2018. Todos los actos programados cumplieron con los horarios previstos y el staff de 8 personas atendimos tan bien como supimos la recepción del evento así como la logística de las hasta 4 salas simultáneas que en algún momento necesitamos. Sin incidentes, 140 asistentes pudieron escuchar alguna de las 37 charlas, se publicaron más de 350 mesajes en Twitter, cientos de post en Google + y Facebook y empleamos 474 € en los pequeños gastos de la organización, que posiblemente hayan proporcionado a la ciudad unos 40.000 € de beneficio entre hoteles, restaurantes, transporte... Los actos sociales fueron un éxito y el grupo de participantes/conferenciantes se mantuvo unido los tres días.
Estamos orgullosos. No siempre podemos hacer realidad nuestros sueños.


Y esto ha sido todo. ¡Nos vemos en la siguiente!


UbuCon Europe 2018 | Made with ❤ by:
  • Fco. Javier Teruelo de Luis
  • Sergi Quiles Pérez
  • Francisco Molinero
  • Santiago Moreira
    • Antonio Fernandes
    • Paul Hodgetts
    • Joan CiberSheep
    • Fernando Lanero
    • Manu Cogolludo
    • Marcos Costales


    Text redaction by Paco Molinero. Translation by Santiago Moreira.

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